Mitarbeiterschulung via Online-Seminar
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Mitarbeiterschulung via Online-Seminar

Ein Praxisbeispiel - Oder wie große Unternehmen etwa 84.950 €* mit Online-Seminaren sparen.

Zum Ende unseres ersten Jahres im operativen Geschäft durften wir eines jener Projekte umsetzen, weswegen studioQ entstand. Es ist ein Paradebeispiel dafür, wie digitale Kommunikation funktionieren kann.

Anfang September – Die neue Option „Full-Service-Online-Seminar“

Am 05. September 2019 kam einer unserer Partner auf uns zu und hatte eine besondere Herausforderung. Bis zum 31.12.2019 sollten 600 Mitarbeiter zwei Lerneinheiten erhalten: „Unternehmerisches Denken“ und „Grundlagen der Preisgestaltung“. Allerdings gab es leider nur einen Trainer und 72 Standorte deutschlandweit. Eine Umsetzung auf klassischem Wege wäre sicherlich irgendwie möglich gewesen, doch aufgrund der Option „Full-Service-Online-Seminar“ entschied sich das Unternehmen für unser Angebot. Nach einem gemeinsamen Gespräch von 2 Stunden stand ein erster grober Entwurf und am 06. September wurde ein Angebot inkl. möglichem Projektplan übergeben.

Ende September 2019 – Die Weichen für die erste Online-Seminarreihe wurden gestellt

Ende September wurde das Projekt der Führungsebene intern vorgestellt. Dazu erstellten wir ein „Mini-Webinar“ mit dem ganz praktisch gezeigt werden sollte, wie einfach Webinare funktionieren. Dabei stellte sich heraus, dass unsere Webinar-Software bei diesem Unternehmen nicht einsetzbar war.

Eine Alternative wurde gefunden, getestet und der Projektplan entsprechend der Software-Möglichkeiten angepasst. Dazu nutzten wir Testsitzungen, um einerseits die Software zu testen, aber auch Serverauslastungen zu prüfen. Auf Basis der Testergebnisse mussten auf beiden Seiten Anpassungen vorgenommen werden.

Oktober 2019 – Vorbereitungen zur Onlineschulung auf allen Ebenen

Für die Schulungsreihe bereitete der Trainer mit Hilfe unserer PowerPoint-Vorlage und unseren Tipps 2 Schulungsblöcke a 45 Minuten vor. Unsere Aufgabe war es, die Software kennenzulernen und die Webinare entsprechend des Projektplans anzulegen.

Natürlich musste auch die IT des Unternehmens nach den ersten Tests Anpassungen im System vornehmen und jedem Teilnehmer beispielsweise Kopfhörer zukommen lassen.

Ende November – 1200 Einladungen und Start des Supports durch ieQ

Am 21. November startete dann die Kommunikation zum Schulungsangebot, sprich 600 Mitarbeiter wurden über die bevorstehenden Online-Seminare informiert und Terminwünsche wurden aufgenommen.

Aufgrund der neuen Software waren weitere Lastentests nötig, damit mindestens 100 Teilnehmer pro Online-Seminar teilnehmen konnten. Im nächsten Schritt wurden 1200 Einladungen inkl. Registrierungslink per Mail durch ieQ versendet.

Natürlich war es für viele Mitarbeiter eine ganz neue Herausforderung und wir haben dafür gesorgt, dass jeder mitgenommen wurde. Die Teilnahmequote lag deshalb auch bei über 95%. Doch was bedeutete Support genau? In Zahlen waren das über 500 individuelle Support-Mails an:

  • Nachzügler und neue Mitarbeiter
  • an Mitarbeiter, die leider krank wurden oder andere Termine wahrnehmen mussten
  • Mailings mit dem Software-Anbieter
  • Und Mailings mit dem Online-Seminar-Team unseres Partners.

Vor Beginn der Online-Seminarreihe am 22.11.2019 absolvierte der Trainer noch ein Kamera- und Sprechtraining hier bei uns in Münster mit Manuela Reiser und mir. Ganz individuell wurden die technischen Möglichkeiten geprüft und die Einwahl zum Webinar aus Sicht des Referenten trainiert. Manuela Reiser hörte dann ganz genau hin und gab gute Impulse aus Ihrem Erfahrungsschatz als Rednerin, Trainerin und Sprecherin.

22.11.2019 bis 09.12.2019 – 600 Mitarbeiter in 12 Werktagen

Für eine leichtere Kommunikation legten wir bei Start des Projektes fest, dass 12 Werktage nacheinander jeweils um 11 Uhr ein Online-Seminar stattfinden sollte. Innerhalb von jeweils nur 45 Minuten wurden im Durchschnitt 80 Teilnehmer geschult. Dabei wurden fast alle Vorteile eines Live-Webinars genutzt. Die Teilnehmer wurden vom Anfang bis zum Ende aktiv in den Vortrag mit einbezogen. Das und noch vieles mehr wurde in den Feedbacks immer wieder äußerst positiv erwähnt.

Mit Kurzumfragen und aktivem Motivieren sich zu beteiligen, kamen interessante Informationen zu Tage, die dem Trainer für weitere Schulungsangebote sehr nützlich sind.

Während der Webinare kam es natürlich bei einigen Webinar-Teilnehmern zu Störungen technischer Natur. Während des Online-Seminars war es deshalb meine Aufgabe mich um diese Teilnehmer zu kümmern. Mit jedem Online-Seminar kamen mehr mögliche Fehlerursachen zu Tage, die dann irgendwann komplett waren und ich erstellte eine kleine Liste möglicher Ursachen und Lösungen. So konnte jedem weiteren Teilnehmer schnell geholfen werden. Durch die Rückendeckung konnte sich der Trainer komplett auf seinen Vortrag und die Mehrzahl der Teilnehmer konzentrieren und überflüssige Diskussionen zum Thema Ton wurden nicht zu einem Teil der Veranstaltung.

Neben der Betreuung der Webinar-Teilnehmer spielte ich auch Umfragen ein und las die Aufgaben vor. In diesen Minuten konnte sich der Trainer eine kurze Sprechpause gönnen.

Des Weiteren sammelte ich Fragen, die über den Chat reinkamen und stellte Sie dem Trainer zum Ende des Vortrages zur Verfügung. So musste er nicht lang nach Fragen suchen und konnte diese ganz gezielt und im Rahmen des vorgesehenen Zeitfensters beantworten.

Nach jedem Online-Seminar wurden Chatverläufe, Umfragenergebnisse und Teilnehmernachweise von uns zusammengestellt und dem Trainer zur Verfügung gestellt. So ließ sich jede relevante Information direkt verarbeiten.

Mitte Dezember – Erfolgreicher Projektabschluss Digitaler Service „Full-Service-Online-Seminar“

Aus meiner Sicht: Zum Ende unseres ersten Jahres im operativen Geschäft, war dieses Projekt genau die Vision, die ich immer verfolgt habe. Ich durfte mit Menschen zusammenarbeiten, die es in Unternehmen nur in geringer Stückzahl gibt. Zielorientiert, terminiert, unaufhaltsam und neugierig. Innovation findet außerhalb der Komfortzone statt und es läuft nicht immer alles rund. Doch wie reagiere ich, wenn auch mal ein Server abschmiert und ein Webinar schneller beendet ist als geplant?

In nun schon 7 Jahren als Online-Trainerin habe ich schon alles erlebt. Doch wenn ich ein Blatt DIN A4 nehme und für jede Hürde einen Punkt setze, dann bleibt auf diesem Blatt Papier sehr viel weiße Fläche und ich kann Ihnen nur empfehlen: Gerade, wenn es um Innovation und Fortschritt geht, konzentrieren Sie sich stets auf die weiße Fläche, sprich all das, was funktioniert hat.

Für unseren Partner war diese Schulungs-Reihe ein Einstieg in den Bereich der digitalen Kommunikation und ab dem nächsten Jahr werden regelmäßig Online-Schulungen mit kleinen Gruppen gehalten. Ich wünsche dabei gutes Gelingen und sage Danke, dass ich wieder ein Unternehmen auf seinem Weg zur digitalen Kommunikation begleiten durfte.

Feedback zum Projekt

Was haben wir gemeinsam geschafft?

Gemeinsam haben wir eine ganze Menge geschafft und erreicht! Vom ersten Termin am 05. September bis zum Webinar-Start hatten wir 78 Tage. Klingt viel, war es aber nicht. Dazwischen u.a. die Entscheidungen machen wir Webinar ja/nein. Die Aufgabe der Software in Verbindung mit unserer Citrix-Farm, mal kurz 570 Mitarbeiter für zwei Webinare einplanen, und und und…

Haben Sie sich gut betreut und unterstützt gefühlt?

Ja, ganz hervorragend!

Was haben Sie erreicht und was bedeutet das für die Zukunft Ihrer Unternehmenskommunikation?

Wir haben eine neue Art der Kommunikation und der Vermittlung von Wissen in unser Unternehmen gebracht. Haben eine unerwartete positive Offenheit unserer Mitarbeiter für diesen Medium erhalten. Es wird nachhaltig die Kommunikations/Schulungs-Kultur in unserem Unternehmen beeinflussen. Erst kleine Webinare sind für Feb./März 2020 bereits in Planung.

Können Sie den erhaltenen Leistungsumfang empfehlen?

Ja, vollumfänglich.

Wenn nein, was wäre noch nötig gewesen oder wünschen Sie sich für das nächste Projekt?

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— Andreas Jordan
Leiter Handelskalkulation WIEDEMANN Gruppe

*Online-Seminare – ein paar Überlegungen zum Abschluss

Mal angenommen… alle 600 Mitarbeiter wären zu einer Schulung im Durschnitt 400 Kilometer gefahren, dann sprechen wir von 240.000 Kilometer. Das ist 6 Mal um die Erde. Das macht etwa 16.350 € gesparte Tankkosten und etwa 44,52 Tonnen gesparte CO2-Emission (um diese Menge CO2 zu binden… braucht es etwa 3562 Bäume).

Und wenn ein Mitarbeiter durchschnittlich 39 € pro Stunde kostet und 600 Mitarbeiter 4 Stunden mehr Arbeitszeit haben, weil sie nirgends hinfahren mussten, dann sprechen wir hier von gesparter Personalzeit im Wert von 93.600 €. Rein hypothetisch.

Dem Gegenüber standen etwa 25.000 € Invest für eigene Arbeitszeit und unser Full-Service-Angebot.

Das ergibt dann also 84.950 €.

Wollen Sie auch prüfen, wie Online-Seminare in Ihrem Unternehmen langfristig und nachhaltig erfolgreich werden? Lassen Sie es uns gemeinsam erarbeiten.

Mit besten digitalen Grüßen

Sandra Jentsch

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