Wie funktioniert messeQ?
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Wie funktioniert www.messeQ.de?

Vom 12.05. bis 14.05.2020 wurde zum zweiten Mal zur digitalen Messe „messeQ“ geladen. Über 1200 Teilnehmer sahen sich dabei die Produktneuheiten von 16 namhaften Ausstellern an. Zahlreiche Fragen wurden beantwortet und durchweg positive Feedbacks erreichten die Referenten. In den letzten Wochen fragten mich einige Vertriebsleiter und Marketers, wie genau so eine digitale Messe vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet wird. Mit der zweiten Messe konnten wir nun weitere zahlreiche Erfahrungen sammeln, um den dritten Durchlauf im September noch zu optimieren.

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In 5 Schritten zum digitalen Messestand

Schritt 1 – Sie fragen einen digitalen Messestand (Slot) an

Ab Anfang Juni wird es wieder möglich sein, online einen sogenannten Slot anzufragen. Dazu werden auf der folgenden Seite alle offenen und belegten Slots dokumentiert: https://www.messeq.de/messetermine

Aktuell fokussieren wir uns mit messeQ auf die SHK-Branche. Hintergrund ist der: Wir sind eine Full-Service-Marketing-Agentur für Fachhandwerker und Fachhändler mit über 3500 Partnern. Unser stärkstes Gewerk ist SHK und hier haben wir auch die meisten Partner aus der Industrie. So lag es nahe, erst dieses Gewerk zu bedienen.

Einzige Voraussetzung zur Slot-Vergabe ist, dass ein Aussteller den 3-stufigen Vertriebsweg nutzt und mit unseren Partnern R+F, Eugen König, PIETSCH und/oder WIEDEMANN zusammenarbeitet. Wenn diese Vorrausetzung erfüllt ist, besteht die Möglichkeit, einen Slot zu buchen. Pro Aussteller werden maximal zwei Slots vergeben.

Schritt 2 – Vorbereitung der Produktpräsentation

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Wir empfehlen zur Produktpräsentation eine PowerPoint zu nutzen und mit Videodateien und PDFs zu arbeiten. Grundsätzlich empfehle ich zur Vorbereitung diesen Artikel: "3,2,1 Webinar - Checkliste für Ihr Webinar mit studioQ" (Lesedauer: 8 Minuten)

Am Ende finden Sie auch eine PowerPoint-Vorlage. Ein Tipp vorab: Bei digitalen Präsentationen ist es wichtig, digitale Informationen zu visualisieren. Arbeiten Sie deshalb mit großen, aussagekräftigen Bildern und maximal Bulletpoints. Wohin mit Ihren eigenen Notizen? Hierfür gibt es extra ein Notizfeld in PowerPoint. Für die Teilnahme an einem Webinar empfehle ich Ihnen auf jeden Fall die Arbeit mit zwei Monitoren. Wenn Sie dann mit der Referentenansicht arbeiten, schieben Sie sich die Referentenansicht einfach unter die Kamera und zeigen die Folienansicht für den Teilnehmer auf einem anderen Monitor.

Bis zur 4. Juliwoche senden Sie uns die folgenden Dinge:

  1. Titel des Webinars
  2. Beschreibung des Webinars
  3. Foto/s der Referenten

Bis zur 2. Augustwoche senden Sie uns die folgenden Dinge:

  1. PowerPoint
  2. Bis zu 5 PDFs
  3. Bis zu 5 Videos

Schritt 3 – Kommunikation

Kommunikation schlägt Produkt. Überlegen Sie sich frühzeitig, wie Sie Ihre Zielgruppe auf Ihr Angebot aufmerksam machen werden. Ende Juli werden alle Webinare angelegt sein und Sie erhalten Links, die Sie zur Kommunikation brauchen. Wer ist Ihre Zielgruppe? Wer muss informiert werden, um gut ausgebildet zu sein? Zwei Dinge werden Sie erreichen:

  1. Mit Ihrer direkten Zielgruppenansprache sichern Sie einerseits die Verarbeitungsqualität Ihrer Produkte mit dem Ziel, Reklamationen zu reduzieren.
  2. Ihre Zielgruppe erhält die besten Verkaufsargumente direkt aus erster Hand. Ihrer Hand.

Natürlich sollten Sie Fachhandwerker, Planer und Architekten einladen. Aber auch den Außendienst und die Ausstellungsmitarbeiter der Großhandelshäuser. Jeder Slot hat 998 freie Zuschauerplätze. Vergessen Sie also auch nicht Ihre eignen Außendienstler. Sie werden gleich noch eine wichtige Rolle erhalten. Aber dazu gleich mehr im Schritt 5 „Abschluss sichern“.

Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  • Welche Kommunikationskanäle werden Sie nutzen?
  • Facebook Ads oder doch nur ein Post? LinkedIn? XING?
  • Mailing? Wenn ja: wie oft? Artikel in Fachzeitschriften und Blogs?

Schritt 4 - Wir machen zusammen eine Testsitzung

In der 3. oder 4. Augustwoche werden wir gemeinsam eine Testsitzung machen. Wir stellen Ihnen unsere Webinar-Software zur Verfügung und kümmern uns um die Anlage, Verwaltung und Durchführung des Webinars. Für unseren Test empfehle ich das Setting so zu testen, wie Sie es letztendlich auch während der digitalen Messe nutzen werden.

Sie brauchen…

  • eine Kamera
  • ein Headset
  • einen PC/Laptop
  • einen weiteren Monitor
  • einen Hintergrund (z. B. Rollup Banner, neutrale Wand mit Logo, Greenscreen-System)
  • stabiles Internet – vorzugsweise via LAN

Meine Empfehlung: Halten Sie bei der Kamera und dem Audiogerät immer einen Plan B bereit. Es kann gut sein, dass Komponenten während einer Sitzung einfach nicht mehr mitspielen. Hier ist ein Ass im Ärmel gefragt und das müssen Sie vorher erstmal in den Ärmel packen. Das kann eine weitere Kamera und eine weitere Audiooption sein, aber natürlich auch ein IT-Spezialist, der schnell reagieren kann. Ihrer IT sollten Sie schon vor der Testsitzung diesen Link senden:

https://support.goto.com/de/article/g2w030002

Damit kann Ihr IT-Spezialist dann alle Vorbereitungen treffen, damit schon die Testsitzung funktionieren wird.

Die Testsitzung wird dann dem eigentlichen Auftritt so nah wie nur möglich kommen. Das bedeutet: Wir wiederholen solange jeden einzelnen Schritt, bis Ihr Referent sicher im Umgang mit unserer Software ist. In der Regel dauert das 30 Minuten. Arbeiten Sie mit zwei Referenten, dann wäre es von Vorteil, wenn auch beide bei dem Test dabei sind.

Schritt 5 – Wir führen gemeinsam ein Webinar durch

Ihr/e Referent/en werden vor der Testsitzung einen eignen Zugangslink erhalten haben. Dieser darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Am Messetag selbst klickt Ihr Referent 15 Minuten vor dem offiziellen Webinar-Start auf diesen Link, den er via Mail erhalten hat. Wir checken gemeinsam die Technik und besprechen den Ablauf der Vorführung.

So läuft die Sitzung beispielsweise ab:

08:45 – Ich eröffne das Webinar
08:46 – Der Referent schaltet sich dazu und wir checken die Technik und den Ablauf
09:05 - Ich eröffne das Webinar und begrüße Ihre Zuschauer
09:06 - Es gibt eine kleine technische Einweisung
09:07 - Ich bitte den Referenten darum, dass er sich mit Ton und Kamera dazuschaltet
09:07 - Ich übergebe ihm die Moderationsrechte
09:07 - Der Referent hält seinen Vortrag und wir kümmern uns um den Chat
09:27 – Der Vortrag wird beendet
09:27 – Start der Fragen- und Antworten-Runde
09:35 – Ende des Webinars
09:40 – Sie erhalten die Teilnehmerliste zum Nachfass

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Den Abschluss macht der Außendienst

Ich hatte ihn in Schritt 3 „Kommunikation“ bereits angekündigt. Jetzt ist es Zeit, dass Ihr Außendienst die Liste seiner Kunden erhält und aktiv nachtelefoniert. Ich empfehle dringend die Platzierung eines Messevorteils, den Ihr Außendienst dann zur Kundenbetreuung einsetzten wird.

Nach dem Webinar gehen in der Regel – unabhängig davon - automatisierte Mailings von uns raus. Hier sind eine Aufzeichnung und ein Zertifikat drin. Damit sind diese beiden Dinge bereits erledigt. Ihr Außendienst nutzt also die Gelegenheit zur aktiven Kundenpflege und platziert individuelle Angebote. Reservieren Sie also auch hierfür Ressourcen.

Wann ist ein Webinar erfolgreich?

Oft wird mir die Frage gestellt, wann ein Webinar denn erfolgreich ist. Dazu sage ich Ihnen folgendes: Stellen Sie sich vor, dass Sie 8 Stunden auf einer echten Messe stehen. Sie essen nicht zu Mittag, Sie rauchen nicht und gehen auch nicht aufs Klo. Sie beraten alle 30 Minuten einen potenziellen Partner. Dann schaffen Sie an einem Tag also maximal 16 Partner.

Ich gebe Ihnen die Frage zurück: Ab wann ist ein Webinar für Sie erfolgreich? Wann haben Ihnen zuletzt 16 Handwerker live zugehört? Wie viele Partner wollen Sie innerhalb von nur 30 Minuten informieren? 16? 200? 300? 998? Im Durchschnitt werden es wohl 100 Partner sein, aber wollen Sie Durchschnitt? Im Durchschnitt kostet ein Slot 900,- € inkl. Vor- und Nachbereitung. Bei 16 Teilnehmern investieren Sie für ein Lead 56,25 € und wenn Sie 998 Plätze besetzen, dann investieren Sie pro Lead 1,10 €.

Marketingbudget kalkulieren

Aus unseren Erfahrungen liegen die Rücklaufquoten zu Webinar-Angeboten für das Handwerk bei 5 bis 7 %. Wollen Sie 200 Teilnehmer informieren, dann ist noch eine Zahl wichtig: Die Teilnehmerquote liegt nach Anmeldung bei ca. 70 %. Es sollten also etwa 286 Anmeldungen eingehen. Bei einer Rücklaufquote von 6 % empfiehlt es sich, 4767 potenzielle Teilnehmer über mehrere Kanäle gezielt anzusprechen. Bedeutet: Schießen Sie nicht mit Schrot in den Wald und hoffen Sie darauf, dass Sie irgendwas treffen. Setzen Sie Ihr Budget gezielt ein.

Sie haben Fragen oder wollen selbst an der nächsten digitalen Messe teilnehmen?

Ich stehe Ihnen selbstverständlich gern zur Verfügung.

Sandra Jentsch
Head of Digital Communication studioQ

+49-251-606560-1259
Sandra.Jentsch@ieQ-systems.de

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